Zimowa produktywność

Zimowa produktywność, czyli o tym jak przetrwać do lata.

U mnie organizacja czasu, pracy i wszelkich innych obszarów życia jest podzielona na dwa okresy w roku. Zimę, kiedy niby doba wciąż ma dwadzieścia cztery godziny, a jednak czasu do produktywnego spędzania życia jakby mniej, oraz lato gdzie człowiekowi wydaje się, iż ma zdecydowanie więcej czasu niż dwadzieścia cztery godziny.

W mojej zimowej wersji “bycia produktywnym” wymagam od siebie zdecydowanie mniej. Znam już swój organizm na tyle, że wiem, że narzucanie sobie miliona zadań w okresie kiedy za oknem jest ciemno, zimno i do domu daleko jest nieefektywne, bo TO się po prostu nie wydarzy. Wychodzę z założenia, że lepiej zaplanować mniejszą liczbę zadań i faktycznie je WYKONAĆ, niż zapisać dwie strony A4 ambitnych zadań, z których jedyne co można odhaczyć to: “zaplanować dzień“.

Trzymając się jednak zdrowego życiowego balansu pomiędzy pracą a odpoczynkiem, zapraszam na wpis o organizacji czasu i byciu produktywnym w wersji zimowej.

Długo zastanawiałam się jak podejść do tego tematu. Osobiście bardzo lubię czytać wpisy o organizacji czasu, pracy, przestrzeni i tym podobne, bo zawsze wyciągam z nich choćby jedną przydatną dla siebie rzecz, o której sama jakoś do tej pory nie pomyślałam. W związku z tym, że napisano już chyba wszystko na ten temat, nie chciałabym, żeby ten wpis był taki jak wszystkie.

Pomyślałam więc, że skonfrontuję moje 5 sposobów na produktywną organizację czasu z 5 niesprawdzonymi rozwiązaniami, które zamiast upraszczać i prowadzić do określonego celu, powodowały jedynie frustrację. Myślę, że moje rady będą na tyle uniwersalne, że będą możliwe do zastosowania przez każdego, niezależnie od tego czy pracuje, gdzie i w jakim trybie oraz jak wygląda jego dzień. Zaczynamy!

  1. Po pierwsze POZNAJ SIEBIE.

Siebie, swój organizm i swoje nawyki. Ja wiem, że jak człowiek przeczyta te wszystkie, mądrości, nasłucha się tych wszyskich motywujących haseł, że życie należy do niego i ma moc spędzania każdej chwili produktywnie, to jakoś ciężko przestawić się na myślenie, że może czasem warto odpuścić z byciem produktywnym w jednej dziedzinie, żeby starczyło energii na tę drugą.

Czy ja właśnie we wpisie o byciu produktywnym zachęcam Was do odpuszczenia sobie?

Trochę tak. Spróbuję wyjaśnić to na swoim własnym przykładzie. Jako, że naczytałam się chyba miliona tekstów o zwiększaniu swojej produktywności (serio nie przesadzam z tym milionem), to doszłam do wniosku, że skoro spędzam na dojazdach do pracy codziennie od 2 do 3 godzin, należy te godziny spożytkować produktywnie. Na przykład czytając książki. We wszystkich poradnikach radzą, że komunikacja miejska jest idealnym miejscem na tego typu rozrywki.

CO NIE DZIAŁA?

Cóż. Nie dla mnie. Zabierając książkę ze sobą (tak, uznaję tylko szeleszczące książki pomimo całej mojej miłości do technologii) zazwyczaj nie mogłam pogrążyć się w jej lekturze bo: a) nie było miejsca, bo staliśmy w autobusie ściśnięci jak sardynki, b) było tak głośno, że nie można się było skupić na czytaniu c) jak już udało mi się usiąść w autobusie zaraz z miejsca znajdowała się uprzejma Pani, która swym znaczącym chrząkaniem przypominała mi, że NIE WOLNO mi siedzieć na tym miejscu. Chociaż dwa inne były obok wolne.

Konieczność przemieszczania się w takich warunkach skutecznie zniechęcała mnie do czytania w komunikacji miejskiej. A jak nie mogłam czytać, to pojawiały się wyrzuty sumienia, że nie spędzam tego czasu produktywnie.

CO DZIAŁA? 

Kiedy zdałam sobie sprawę, że to nie na tym polega, żeby moja chęć bycia produktywnym wpędzała mnie we frustrację… poczułam ulgę. Teraz z czystym sumieniem, jadąc nie-czytam, a gapię się na ludzi. Albo słucham muzyki, albo po prostu planuję nowe posty na bloga :).

Nie spinam się, a dla czytania znalazłam inną idealną porę! Podczas kąpieli w wannie :). Bądźmy elastyczni i patrzmy krytycznie na różne mądrości, które serwuje nam świat. Dostosujmy je do siebie, a produktywność przyjdzie mimo chodem. Gwarantuję Wam.

Na marginesie tego przydługawego punktu wspomnę tylko, że mam koleżankę, która bez czytania w komunikacji miejskiej nie wyobraża sobie życia. I tak co tydzień przychodzi z nową książką. Dopiero ostatnio po uświadomieniu sobie tego wszystkiego przestałam się tym tak stresować :). Konkludując, sprawdźmy co NAM odpowiada.

2. Po drugie WYPRACUJ SOBIE RUTYNĘ.

Zazwyczaj rutynę postrzega się w kategoriach nudnych obowiązków, czyli czegoś co zrobić trzeba ale niekoniecznie wywołuje to u nas falę zachwytu. Niestety nie mam tutaj dobrych wiadomości, z rutyną tak właśnie jest. Nie jest ani pasjonująca, ani zajmująca, ani zapierająca dech w piersiach.

Nie mniej jednak w dalszym ciągu będę stała na stanowisku, że pomimo tego, że rutyna nie porywa naszego serca, to jest potrzebna, bo oszczędza nam masę stresu i czasu. Jeśli dojdziemy już do wprawy z wykonywaniem jakichś czynności, przestają nam one zajmować tyle czasu co na początku, a tym samym mamy go więcej na jakieś inne, bardziej nas zajmujące życiowe aktywności.

CO NIE DZIAŁA?

Wymyślanie koła na nowo. Chaotyczne wykonywanie codziennych, banalnych czynności.

CO DZIAŁA?

Ja na przykład całkiem dobrze zaplanowałam swoją poranną rutynę, w której mieści się zrobienie i zjedzenie śniadania, pozmywanie, opróżnienie zmywarki, ogóle ogarnięcie domu oraz samej siebie (o tym dlaczego poranny dobór ubrań nie sprawia mi problemu przeczytasz tutaj), spakowanie się do pracy i wyruszenie w drogę. Obecnie nie zastanawiam się nad kolejnością tych czynności, robię je niejako automatycznie. Nie są one ani pasjonujące, ani rozwijające, nie mniej jednak należy je wykonać. Do tego właśnie rutyna się przydaje. Oszczędza nam czasu na zastanawianie się “jak” to zrobić i przekuwa na konkretne działanie.

3. Po trzecie ZAPLANUJ DZIEŃ.

Tak.. planowanie dnia zdecydowanie wpływa na naszą produktywność. Dlaczego? Bo oszczędza nam czasu na zastanawianie się co zrobić i pozwala zając się realizacją tych planów.

CO NIE DZIAŁA? 

Według mnie (ale jest to dosyć subiektywna ocena) bez planowania zadań do zrobienia wykonujemy je dużo wolnej i mniej efektywnie. Dlaczego? Bo zanim zajmiemy się właściwą pracą zastanawiamy się co właściwie mamy zrobić, w jakiej kolejności i jaki nadać temu priorytet. Bo umówmy się, nie wszystko musi być gotowe na “już”. Właśnie planowanie powinno nam oszczędzać sytuacji kiedy w popłochu będziemy biegać i rwać włosy z głowy, że to co mieliśmy zrobić powinno być zrobione godzinę temu, tylko my zajęliśmy się masą innych rzeczy, a tej konkretnej czynności zapomnieliśmy nadać najwyższy priorytet.

CO DZIAŁA? 

Zaplanowanie dnia, (na przykład wieczorem dnia poprzedniego) po pierwsze “oczyszcza” naszą głowę z nadmiaru informacji, po drugie pozwala od razu następnego dnia przystąpić do działania i sensownie zagospodarować czas oraz zmniejsza stres, związany z chaotycznością naszych działań. Same plusy dodatnie 🙂

Oczywiście zdaję sobie sprawę, że funkcjonują ludzie, którzy planować nie chcą/nie lubią/ nie mają takiej potrzeby, nie mniej jednak w moim subiektywnym odczuciu brak planowania zadań znacząco obniża naszą produktywność i wpływa na jakość naszego życia.

O narzędziach do skutecznego planowania (a wierzcie mi przetestowałam ich sporo) planuję napisać odrębny artykuł.

4. Po czwarte ZREZYGNUJ Z MOTYWACJI.

Motywacja to takie dziwne mityczne stworzenie, które ma nam się objawić niczym anioł z nieba. Niby wszyscy wierzą, że jest ale jakoś nikt nie widział na własne oczy… ale winę za niepowodzenia zwalić na nią można, a jakże.

CO NIE DZIAŁA? 

Tylko, że to nie do końca tak… Kiedyś usłyszałam bardzo mądry wywód na temat tego, dlaczego właściwie powinniśmy z motywacji zrezygnować, a którym to bardzo chętnie się z Wami podzielę. Otóż motywacja to nic innego, jak ciągłe zadawanie sobie pytania “czy mi się chce?“, “czy to na pewno jest to do czego dążę?“, “czy ta droga doprowadzi mnie do upragnionego celu?“. Opieranie swoich działań na czekaniu na motywację sprowadza się do ciągłego poddawania w wątpliwość założonych i zaplanowanych (patrz punkt 3) zadań.

CO DZIAŁA? 

Ameryki niestety nie odkryję obnażając tę brutalną prawdę. Otóż działa samodyscyplina i nawyki, krótko mówiąc rutyna. Skoro zaplanowałam w danym dniu, że napiszę artykuł to następnego dnia nie będę zadawać sobie miliona pytań czy aby na pewno mam chęć to zrobić. W końcu planując tę czynność jakiś cel mi przyświecał. W tym mądrym wywodzie na temat tego, czym właściwie jest motywacja usłyszałam również, że nie należy kłócić się z samym sobą. Skoro zaplanowałam ćwiczenia/pracę etc. to mam to wykonać. Kropka.

Ja wiem, że to jest idealistyczne podejście, ale jednak trzeba ciągle ze sobą walczyć, w końcu jesteśmy tu po to, aby zwiększyć swoją produktywność, prawda?

5. Po piąte NIE ODKŁADAJ NA ŚWIĘTEGO “NIGDY”.

A propos idealistycznego podejścia do tematu… Przyznam szczerze, że ujęcie ostatniego punktu mojej listy 5 sposobów na zwiększenie produktywności i zimową organizację czasu, podpowiedział mi mój Mąż. Z pewną obawą siadłam do opisywania tego podpunktu, gdyż jest to punkt, nad którym mocno pracuję. Niestety czasem ze mną wygrywa (Mąż pewnie powie, że nie czasem :)).

CO NIE DZIAŁA? 

Z tym odkładaniem rzeczy do zrobienia “na później” jest tak trochę jak z motywacją. Generalnie wiemy, że nie powinniśmy tego robić ale jednak robimy bo przecież możemy zrobić je… później. Niestety takie działanie powoduje piętrzenie się zadań, problemów i stresu. Dziedzina, w której zdecydowanie zaliczam same porażki pewnie wyda Wam się śmieszna ale jeśli mam do wykonania jakiś telefon (niezależnie od tego czy jest to koleżanka, bank czy prokurator) ZAWSZE odłożę to na później. Na za godzinę. Albo na jutro rano. Wstyd się przyznać ale czynność, która normalnie zajmie pewnie mniej niż pięć minut zajmuje mi stokroć więcej czasu właśnie przez to odkładanie “na później”. Prawdopodobnie wynika to z tego, że ja bardzo nie lubię dzwonić :D. Zdecydowanie lepiej czuję się w załatwianiu spraw face-to-face niż przez telefon.

CO DZIAŁA? 

Robienie małych rzeczy od razu (dużych też, ale co do tego trzeba mieć dużo samozaparcia :)) Jak na przykład pozmywanie po kolacji, sprzątnięcie ze stołu, napisanie krótkiej wiadomości e-mail. Odłożenie zadania na później nie sprawi, że ono magicznie zniknie (chociaż wszyscy mamy taką nadzieję, a jak wiadomo nadzieja jest matką głupich i umiera ostatnia). Wręcz przeciwnie, nie dość że będziemy musieli daną czynność wykonać, to jeszcze będziemy musieli pamiętać żeby ją wykonać. Zgroza!

Krótko mówiąc – co działa? Ano. Działanie 🙂

 


Na zakończenie chciałabym powiedzieć, że ja staram się pracować i żyć w miarę produktywnie. Paradoksalnie, pomimo moich narzekań o tym, że mam za dużo na głowie i potrzebuję odpoczynku, lubię ten stan kiedy mam dużo do zrobienia. Na pewno słyszeliście nie raz tę wyświechtaną prawdę, że im więcej mamy do zrobienia, tym bardziej jesteśmy zorganizowani. Oczywiście działa to do pewnego momentu, do którego nie przekroczymy tej magicznej, niewidzialnej linii kiedy będziemy mieli tak dużo na głowie, że postanowimy nie wstać z łóżka…

Koniec dygresji na dziś bo mam wrażenie, że cały wpis aż od nich kipi 🙂 Dajcie znać w komentarzach co myślicie o moich 5 sposobach na organizację czasu i zwiększenie produktywności! Czy stosujecie któryś z punktów? Zgadzacie się z nimi? A może macie jeszcze inne sposoby? Koniecznie napiszcie!

Pozdrawiam i do zobaczenia wkrótce!

Interesuje Cię tematyka organizacji? Zapraszam do moich poprzednich wpisów o:

  1. Organizacji szafy
  2. Organizacji dokumentów
  3. Organizacji w kuchni
  4. Organizacji toaletki